Notă de informare GDPR recrutare

Află toate detaliile despre modul în care prelucrăm datele cu caracter personal

---

Această pagină cuprinde informații destinate persoanelor care fac parte dintr-un proces de recrutare organizat de NETOPIA în scopul angajării.

---

Te rugăm să citești cu atenție în cele ce urmează toate informațiile relevante legate de modul în care utilizăm și protejăm datele personale atunci când organizăm un proces de recrutare în scopul angajării, precum și drepturile care pot fi exercitate cu privire la datele personale.

Refuzul furnizării datelor personale solicitate duce la imposibilitatea participării în procesul de recrutare.

Aplicabilitate

Prezenta notă de informare se referă la activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal care sunt de natură să conducă la identificarea, în mod direct sau indirect, a unei persoane fizice care participă într-un proces de recrutare – denumită în cele ce urmează “PERSOANĂ VIZATĂ”.

Condițiile prezentate în această pagină se completează cu cele din Politica de confidențialitate.

Entitatea responsabilă

Datele personale furnizate sunt prelucrate de societatea NETOPIA FINANCIAL SERVICES S.R.L., înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/12763/2020, cod unic de înregistrare RO43131360, cu sediul în Bd. Dimitrie Pompeiu 9-9A, IRIDE BUSINESS PARK, Clădirea 24, etaj 4, Sector 2, București, 020335.

Societatea noastră are desemnat un Responsabil cu Protecția Datelor (DPO), care poate fi contactat la adresa gdpr@netopia.ro.  

Atunci când prelucrăm datele personale în scopuri de recrutare, acționăm în calitate de «operator de date».

Ce este GDPR

Poți afla toate detaliile despre semnificația GDPR și ce reprezintă acest acronim pentru noi la secțiunea dedicată «Ce este GDPR» din Politica de confidențialitate.

Cum colectăm și prelucrăm datele personale

Prelucrăm datele personale obținute prin diverse canale:

1. Date cu caracter personal colectate de la/transmise de tine:

Informații din CV / bio / scrisoare de intenție sau alte informații pe care ni le furnizezi în acest context, și în funcție de caracteristicile poziției deschise, precum: nume complet, domiciliu/reședință/adresă de corespondență, adresă e-mail, număr de telefon, fotografie (după caz), angajatori anteriori, responsabilități de serviciu, deținerea unui permis de muncă, autorizării și certificări profesionale, reușite profesionale, proiecte anterioare, recomandări, analize ale evoluției și competențelor profesionale, training, schimbări de departamente, detalii legate de performanță și adaptarea la cerințele profesionale, orice alte informații pe care alegi să ni le pui la dispoziție (ex. posturile preferate, disponibilitatea pentru relocare, salariul actual, salariul dorit, premii primite sau apartenența la diferite asociații profesionale). Menționăm că nu toate aceste date ar putea fi necesare pentru jobul la care aplici, ci depinde de fiecare situație în parte și de caracteristicile viitoarelor tale atribuții.

Vom folosi astfel de date în cadrul procesului de recrutare, la cererea ta, înainte de semnarea contractului de muncă, inclusiv pentru a te contacta în vederea interviurilor. Prin urmare, temeiul legal al acestei prelucrări este realizarea demersurilor, la cererea persoanei vizate, înainte de încheierea unui contract.

2. Date cu caracter personal colectate din alte surse:

Rezultatele verificărilor istoricului profesional pe platforme profesionale (cum ar fi LinkedIn) sau prin agenții de recrutare. De asemenea, există posibilitatea de a-ți contacta foștii angajatori sau instituții de învățământ pe care menționezi că le-ai urmat pentru a solicita referințe cu privire la conduita ta profesională sau academică sau, în cazul în care ai fost recomandat de diverse persoane, cum ar fi actuali angajați NETOPIA, vom putea cere referințe inclusiv de la persoana care te-a recomandat.

Prelucrăm datele de mai sus în temeiul interesului nostru legitim pentru a confirma detaliile incluse în CV-uri, biografii și scrisori de intenție, precum și pentru a obține scrisori de recomandare și efectua verificări cu privire la performanțele anterioare.

În cazul în care ești selectat pentru postul vacant și accepți oferta noastră de angajare, vei primi o notă de informare distinctă cu privire la prelucrarea datelor personale ale angajaților NETOPIA.

3. Date cu caracter personal legate de recrutarea prin platforme online:

NETOPIA poate promova anunțuri de recrutare prin intermediul platformelor sociale online, cum ar fi LinkedIn sau Facebook.

În cazul în care interacționezi cu anunțurile noastre pe LinkedIn (posted jobs), vom vizualiza datele din profilul tău public, faptul că ai fost interesat de anunț, precum și orice informații pe care alegi să ni le transmiți prin intermediul funcționalităților LinkedIn. De asemenea, în cazul în care vei fi contactat în vederea recrutării direct de către noi sau un agent în numele nostru, ne vom asigura că îți sunt respectate opțiunile legate de deschiderea ta către astfel de interacțiuni pe LinkedIn. Ai posibilitatea de a-ți modifica preferințele legate de vizibilitatea datelor tale atunci când interacționezi cu anunțuri de recrutare (open to opportunities), precum și să îți comunici deschiderea față de posibilitatea contactării în vederea recrutării sau a includerii în liste recomandate de candidați. Poți face acest lucru prin secțiunea dedicată din cadrul profilului tău LinkedIn.

De asemenea, dacă interacționezi cu anunțurile noastre de recrutare publicate pe Facebook (Jobs on Facebook), vom avea acces la informațiile pe care alegi să ni le transmiți prin intermediul formularului de aplicație pus la dispoziție de Facebook. Pentru a înțelege politicile aplicate de Facebook cu privire la prelucrarea datelor tale personale, te rugăm să consulți secțiunea dedicată din cadrul platformei sociale.

Dezvăluirea datelor către terți

Accesul la datele tale personale este limitat la acele persoane care au nevoie să cunoască aceste informații în scopuri profesionale. Acestea pot include departamentul/echipa și persoanele lor desemnate pentru a îndeplini anumite funcții, cum ar fi angajații din echipa de resurse umane, IT, financiar etc.

Vom dezvălui datele tale personale, doar în măsura în care este necesar, următoarelor categorii de terți:

• alte entități, cum ar fi autorități publice, contabili, auditori, avocați și alți experți externi, acolo unde activitățile lor necesită aceste informații; și
• societăți care ne furnizează produse și servicii, cum ar fi: servicii de resurse umane; agenții de recrutare; furnizori de sisteme de tehnologie a informației și de mentenanță a acestor sisteme, inclusiv arhivarea email-urilor, recuperări ale datelor în caz de dezastru, servicii de securitate cibernetică.

Vom mai putea dezvălui datele tale personale unor terți în următoarele situații:

• în cazul în care ne soliciți sau ne dai acordul;
• persoanelor care pot demonstra că dețin autoritatea legală de a acționa în numele tău;
• în cazul în care este interesul nostru legitim să facem acest lucru pentru a administra, extinde sau dezvolta activitatea comercială;
• în cazul în care avem obligația de a dezvălui datele tale personale pentru a respecta o obligație legală sau o solicitare din partea autorităților;
• pentru a răspunde oricăror acțiuni juridice, pentru a proteja drepturile noastre sau ale unui terț, pentru siguranța oricărei persoane sau pentru a preveni orice fel de activitate nelegală;
• pentru a proteja drepturile, bunurile sau siguranța NETOPIA, ale angajaților acestora, furnizorilor sau a altor persoane.

Securitatea datelor

NETOPIA este preocupată de protejarea datelor personale și ia toate măsurile rezonabile de precauție pentru a asigura confidențialitatea informațiilor pe care le colectează în cadrul procedurilor de recrutare, inclusiv prin implementarea unor măsuri de securitate adecvate. Astfel de măsuri includ implementarea de reguli și proceduri interne referitoare la prelucrarea și protecția datelor cu caracter personal, instruirea personalului, păstrarea documentelor în mod securizat, folosirea parolelor pentru acces la sistemele informatice, software antivirus etc.

Stocarea datelor

Datele personale indicate mai sus vor fi păstrate pe o perioada de timp necesară pentru scopul în care acestea sunt prelucrate. Datele personale ale candidaților care nu primesc o ofertă de angajare sunt păstrate pe o durată maximă de 12 luni, calculate de la 1 ianuarie a anului următor celui în care este finalizată procedura de recrutare, perioadă pe care o considerăm în mod rezonabil necesară având în vedere interesul nostru legitim de a optimiza selecția celor mai potriviți candidați pentru posturile disponibile. În acest timp, te putem contacta în legătură cu alte oportunități profesionale la care te invităm să aplici. Cu toate acestea, dacă dorești să îți ștergem datele personale mai devreme, ne poți solicita acest lucru.

Drepturile persoanelor vizate

În calitate de persoană vizată, ai drepturi specifice legate de datele personale pe care le prelucrăm despre tine.

Vom respecta drepturile tale și vom da curs solicitărilor tale în mod adecvat.

• Dreptul de acces: Poți solicita informații legate de datele personale pe care le deținem despre tine, inclusiv informații privind categoriile de date, pentru ce sunt folosite acestea, durata prelucrării și cui sunt divulgate aceste date, daca este cazul.
• Dreptul la rectificare: Ne poți solicita să corectăm informațiile eronate sau incomplete pe care le prelucrăm referitoare la tine.
• Dreptul la restricționarea prelucrărilor: Poți obține din partea noastră restricționarea prelucrării datelor tale personale dacă:
  • contești corectitudinea datelor personale, pentru perioada de care avem nevoie pentru a verifica corectitudinea;
  • prelucrarea este nelegală și soliciți restricționarea prelucrării în locul ștergerii datelor personale;
  • nu mai avem nevoie de datele tale personale dar ni le soliciți pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unor pretenții;
  • ai obiecții legate de prelucrare în timp ce noi verificăm dacă motivele noastre întemeiate prevalează.
• Dreptul la portabilitate: Ai dreptul de a primi datele personale pe care ni le-ai furnizat, într-un format structurat care poate fi citit automat, exclusiv în condițiile stabilite de art. 20 din GDPR.
• Dreptul la ștergerea datelor: Ai dreptul să soliciți ștergerea datelor personale pe care le prelucrăm despre tine. Acest drept este aplicabil dacă:
  • datele personale nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate;
  • te opui prelucrării din motive legate de situația ta particulară;
  • datele personale au fost prelucrate ilegal;
  • datele personale trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care ne revine,
    cu excepția cazului în care datele sunt necesare:
    • pentru exercitarea dreptului la libera exprimare și la informare;
    • pentru a ne conforma unei obligații legale pe care o avem;
    • în scopuri de arhivare în interes public, științific sau pentru studii istorice sau în scopuri statistice; sau
    • pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept in instanță.
• Dreptul la opoziție: Poți obiecta în orice moment la prelucrarea datelor tale personale din motive legate de situația ta particulara, cu condiția ca prelucrarea să se bazeze pe interesele noastre legitime sau pe cele ale unui terț. În acest caz nu vom mai prelucra datele tale, cu excepția cazului în care (i) putem dovedi motive care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților tale sau (ii) în cazul în care scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Cereri

Poți contacta oricând Responsabilul nostru cu Protecția Datelor (DPO) la adresa gdpr@netopia.ro în cazul în care vrei să ne adresezi o cerere cu privire la modul în care prelucrăm datele personale.

Perioada de timp: Îți vom răspunde la cerere în termen de o lună de zile, perioadă care poate fi prelungită cu până la încă 2 luni, dacă apreciem că este necesar raportat la complexitatea cererii. În orice caz, dacă aceasta perioadă este prelungită, te vom anunța despre prelungire si a motivele aferente.

Imposibilitatea identificării: În anumite cazuri, este posibil să nu îți putem identifica datele personale în evidențele noastre, din cauza elementelor de identificare pe care ni le furnizezi în cerere. În astfel de cazuri, nu putem da curs cererilor tale, cu excepția cazului în care ne oferi informații suplimentare. Te vom informa și îți vom da posibilitatea de a ne oferi astfel de detalii suplimentare.

NETOPIA depune toate eforturile rezonabile pentru a-ți soluționa plângerea sau cererea referitoare la prelucrarea datelor personale.

Daca ai o nemulțumire cu privire la modul in care prelucram datele tale, te rugăm sa ne contactezi pe noi direct pentru a-ți putea soluționa problema.

Cu toate acestea, poți contacta Autoritatea Naționala de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal conform website-ului lor www.dataprotection.ro.

Actualizări

NETOPIA FINANCIAL SERVICES S.R.L. își rezervă dreptul de a modifica și actualiza în orice moment conținutul acestui website, fără notificare prealabilă. De aceea, te rugăm să vizitezi periodic această pagină pentru a verifica condițiile aplicabile.

---

Versiune actualizată: 01.07.2021