Canale de raportare

CANALE INTERNE DE RAPORTARE

Grupul NETOPIA a instituit canale interne de raportare pentru comunicarea de informații cu privire la orice faptă săvârșită în cadrul societăților din Grupul NETOPIA, care reprezintă o încălcare a legii.

În înțelesul Legii Whistleblower, încălcările legii reprezintă fapte care constau într-o acțiune sau inacțiune care constituie nerespectări ale dispozițiilor legale, care privesc:

•  anumite domenii prevăzute expres în Anexa 2 la Legea Whistleblower, cum ar fi achizițiile publice; serviciile, produsele și piețele financiare, precum și prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului; siguranța și conformitatea produselor; protecția vieții private și a datelor cu caracter personal și a securității rețelelor și sistemelor informatice; 

sau

•  încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurență și de ajutoare de stat, precum și încălcări referitoare la piața internă în ceea ce privește actele care încalcă normele privind impozitarea societăților sau mecanismele al căror scop este obținerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăților,

ce reprezintă abateri disciplinare, contravenții sau infracțiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii.

Prin intermediul canalelor interne instituite în cadrul Grupului NETOPIA, se pot raporta informații, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la încălcări efective sau potențiale ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul societăților din Grupul NETOPIA, precum și informații cu privire la încercări de a ascunde astfel de încălcări.

Sistemul de raportare instituit la nivelul Grupului NETOPIA nu este creat pentru:

•  solicitări comerciale și/sau cereri de suport – în acest sens, există canale de comunicare dedicate și vă rugăm să vă adresați persoanelor de contact corespunzătoare;

•  solicitări privind prelucrarea datelor cu caracter personal – în acest sens, este disponibilă adresa dedicată gdpr@netopia.ro.  

Totodată, acest sistem de raportare nu trebuie folosit pentru a face acuzații false sau pentru a raporta informații neadevărate în mod intenționat.

Platforma dedicată pentru raportare

Grupul NETOPIA pune la dispoziția persoanelor interesate următorul canal intern de raportare: https://netopia.liniaetyki.com.
Platforma funcționează online și este disponibilă în format multi-lingvistic, fiind administrată din punct de vedere tehnic de furnizorul de servicii Linia Etyki.

Persoanele care pot face raportări

Pot utiliza canalul intern de raportare pus la dispoziție de Grupul NETOPIA următoarele persoane care au obținut informațiile referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional cu societățile din Grupul NETOPIA:

a) persoanele care au calitatea de lucrători decurgând dintr-un raport de muncă sau raport de serviciu cu oricare societate din Grupul NETOPIA, în temeiul dispozițiilor de drept comun sau speciale în materie, și prestează muncă în schimbul unei remunerații;

b) persoanele care desfășoară o activitate independentă, conform prevederilor legale, în baza unui contract încheiat cu oricare societate din Grupul NETOPIA;

c) acționarii și persoanele care fac parte din organul de administrare, de conducere sau de supraveghere al oricărei societăți din Grupul NETOPIA, inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administrație;

d) voluntarii și stagiarii remunerați sau neremunerați, potrivit legii, în cadrul oricărei societăți din Grupul NETOPIA;

e) orice persoană care lucrează sub supravegherea și conducerea unei societăți din Grupul NETOPIA, a subcontractanților și a furnizorilor acesteia.

De asemenea, pot utiliza canalul intern de raportare pus la dispoziție de Grupul NETOPIA și persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă pentru a raporta informații privind încălcări ale legii obținute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau în cazul în care raportul de muncă sau raportul de serviciu al acestora a încetat.

Conținutul raportărilor

Raportarea cuprinde, cel puțin, următoarele: numele și prenumele, datele de contact ale avertizorului (telefon, email), contextul profesional în care au fost obținute informațiile, persoana vizată, dacă este cunoscută, descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul oricărei societăți din Grupul NETOPIA, precum și, după caz, probele în susținerea raportării.

În mod excepțional, raportarea se poate face și în mod anonim, urmând a fi examinată și soluționată doar în măsura în care conține indicii clare referitoare la încălcări ale legii.

Reguli pentru gestionarea raportărilor

Grupul NETOPIA asigură proceduri interne de lucru privind gestionarea modalității de primire a raportărilor, astfel încât să fie protejată confidențialitatea identității avertizorului și a oricărei părți terțe menționate în raportare și să se împiedice accesul la raportare al personalului neautorizat.

La nivelul Grupului NETOPIA a fost desemnată o echipă dedicată cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor, care să acționeze cu imparțialitate și care să fie independentă în exercitarea acestor atribuții. Această echipă cuprinde atât persoane din echipa locală, cât și persoane de la nivelul acționarului majoritar al Grupului NETOPIA, respectiv fondul de investiții INNOVA Capital. Avertizorul are posibilitatea de a transmite raportarea atât către membrii din echipa locală, cât și către cei din echipa INNOVA Capital, sau doar către una una din echipe, având inclusiv posibilitatea de a exclude anumiți membri din listă de destinatari ai raportării.

După transmiterea raportării prin intermediul platformei dedicate, Grupul NETOPIA va transmite avertizorului confirmarea primirii raportării, în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.

Totodată, avertizorul va fi informat cu privire la stadiul acțiunilor subsecvente, în termen de cel mult 3 luni de la data confirmării de primire, precum și, ulterior, ori de câte ori sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora.

Confidențialitate și protecția identității

Persoana desemnată să soluționeze raportarea nu va dezvălui identitatea avertizorului și nici informațiile care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepția situației în care are consimțământul expres al acestuia.

Prin excepție, identitatea avertizorului și orice altă informație prevăzută anterior pot fi divulgate numai în cazul în care acest lucru este o obligație impusă de lege, cu respectarea condițiilor și a limitelor prevăzute de aceasta. În acest caz, avertizorul este informat anterior, în scris, cu privire la divulgarea identității și a motivelor divulgării datelor confidențiale în cauză. Obligația nu există în cazul în care informarea ar periclita investigațiile sau procedurile judiciare.

Obligația de a păstra confidențialitatea se menține și în cazul în care raportarea ajunge din eroare la o altă persoană din cadrul Grupului NETOPIA alta decât persoana desemnată. În acest caz, raportarea este înaintată, de îndată, persoanei desemnate.
Regulile privind protecția identității aplicabile avertizorilor se aplică și persoanei vizate, precum și persoanelor terțe la care se face referire în raportare.

Identitatea persoanei vizate este protejată cât timp sunt în desfășurare acțiunile subsecvente raportării sau divulgării publice, cu excepția cazului în care, ca urmare a soluționării raportării sau divulgării, se constată că persoana vizată nu este vinovată de încălcările legii ce au făcut obiectul raportării sau divulgării.

Prelucrarea datelor cu caracter personal

Toate prelucrările de date cu caracter personal efectuate prin canalele interne de raportare se desfășoară potrivit dispozițiilor din Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor).

Datele cu caracter personal care nu sunt necesare pentru soluționarea unei anumite raportări nu se colectează sau, dacă sunt colectate în mod accidental, se șterg.

Mai multe informații despre prelucrarea datelor cu caracter personal în contextul raportărilor efectuate prin platforma netopia.liniaetyki.com pot fi regăsite aici.

CANALE EXTERNE DE RAPORTARE

Raportarea privind încălcări ale legii se efectuează, în principal, prin intermediul canalelor interne de raportare existente.

Avertizorul care efectuează o raportare privind încălcări ale legii poate alege, însă, între canalul intern de raportare și următoarele canale externe de raportare:

•  canele de raportare dedicate puse la dispoziție de autoritățile și instituțiile publice care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competență;

•  canalul de raportare dedicat pus la dispoziție de Agenția Națională de Integritate (ANI) pe website-ul https://avertizori.integritate.eu/.

La alegerea canalului de raportare avertizorul în interes public poate lua în considerare aspecte precum:

•  existența riscului de represalii, în cazul raportării prin canalele interne;

•  imposibilitatea remedierii încălcării în mod eficace prin intermediul canalelor interne de raportare.

RĂSPUNDERE

Încălcarea Legii Whistleblower atrage, după caz, răspunderea civilă, disciplinară, contravențională sau penală.

Următoarele fapte constituie contravenții potrivit Legii Whistleblower, dacă nu au fost săvârșite în astfel de condiții încât să fie considerate, potrivit legii penale, infracțiuni și se sancționează conform prevederilor legale:

(i) împiedicarea, prin orice mijloace, a raportării de către persoana desemnată să primească și să înregistreze raportările sau de către persoana care face parte din compartimentul desemnat în acest sens din cadrul Grupului NETOPIA;

(ii) încălcarea de către persoanele fizice a obligației de a menține confidențialitatea privind identitatea avertizorilor, a persoanei vizate sau a terțelor persoane;

(iii) raportarea de informații privind încălcări ale legii, cunoscând că acestea sunt nereale.

Constatarea și sancționarea contravențiilor se fac de către personalul din cadrul structurii de specialitate a Agenției Naționale de Integritate.

Data ultimei actualizări: 11.06.2024